Privacybeleid

Nieuwerkerkse Tafeltennis Club (NTTC) hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. Persoonlijke gegevens worden door NTTC dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.

In dit privacybeleid staat beschreven hoe NTTC persoonsgegevens registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven.

Voor het lidmaatschap van onze vereniging en voor het aanmelden bij de Nederlandse Tafeltennisbond   (NTTB) wordt gevraagd om jouw persoonsgegevens. Het verzamelen van deze gegevens vindt hoofdzakelijk plaats via een in te vullen inschrijfformulier. Daarnaast kan het voorkomen dat wij een of meer persoonsgegevens rechtstreeks van je ontvangen via de post of e-mail dan wel via een digitaal formulier op onze website.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG bepalen waaraan elke vorm van verwerking van deze persoonsgegevens dient te voldoen. Met de AVG geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie. Het doel van de Europese Verordening is jouw gegevens te beschermen en te zorgen dat deze juist worden verwerkt. NTTC houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de AVG stelt.

De kernzaken uit de genoemde regelgeving, die voor NTTC van toepassing zijn, treft u hierna aan.

 

Waarvoor verwerkt NTTC jouw persoonsgegevens?

Wanneer je lid wordt van onze vereniging ontvangt NTTC daartoe een ingevuld en ondertekend inschrijfformulier waarmee je je inschrijft als lid en instemt dat NTTC je ingevulde persoonsgegevens mag gebruiken om je bij de NTTB aan te melden. NTTC verzamelt alleen de gegevens die nodig zijn om het lidmaatschap op te maken, te beheren en uit te voeren.

Wanneer je niet toestaat dat wij de persoonsgegevens (mogen laten) verzamelen, gebruiken en vastleggen, dan kan bij NTTC geen lidmaatschap worden aangegaan.

 

Wie hebben toegang tot jouw gegevens?

De wedstrijdsecretaris beheert de persoonsgegevens in een met wachtwoord beveiligd Excel-bestand.

Overige bestuursleden van NTTC krijgen na elke wijziging een kopie van het bestand per mail toegestuurd.

Binnen de webapplicatie hebben 2 bestuursleden toegang.

Bestuursleden die toegang hebben persoonsgegevens (zowel algemene als bijzondere gegevens ) te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak bestaat gegevens te verstrekken.

 

Welke gegevens worden verwerkt, voor welk doel, hoe en met wie?

NTTC verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bondsnummer
  • Inschrijvingsdatum lidmaatschap

Deze gegevens zijn strikt noodzakelijk om lid te worden van onze vereniging en om je bij de NTTB aan te melden. Daarnaast verwerken wij nog de volgende gegevens:

  • Toestemming om te worden gemaild j/n
  • Kan AED-apparaat bedienen j/n
  • Mag foto van persoon gepubliceerd worden op onze website j/n

Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

  • Om je inschrijving voor lidmaatschap te verwerken.
  • Zorgdragen voor je verzekering (als basislid bij de NTTB). Wij geven persoonsgegevens door aan de NTTB omdat er sprake is van een gerechtvaardigd belang.
  • Ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie en statistische analyses.
  • Om je te kunnen informeren over NTTC-gerelateerde zaken: onze activiteiten, bardienst en nieuwtjes.
  • Om met jou te communiceren door middel van het verzenden van elektronische nieuwsbrieven en/of post.
  • Om jouw vragen te beantwoorden of jouw klachten te behandelen via social media, e-mail, per post of telefoon.
  • Om onze website te verbeteren.

De wedstrijdsecretaris verwerkt de genoemde persoonsgegevens in een met wachtwoord beveiligd Excel-bestand.

De penningmeester verwerkt de persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie. Voor contributiezaken is er een koppeling met NTTB.

De websitebeheerder verwerkt je naam en je mailadres in de database van de website.

Relevante correspondentie per mail met info@nttc.nl, wedstrijdsecretaris@nttc.nl en penningmeester@nttc.nl worden door de wedstrijdsecretaris dan wel penningmeester als bewijslast bewaard in een beveiligde omgeving.

NTTC beschrijft de verwerkingsactiviteiten van de persoonsgegevens in een vastgelegd register. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een beveiligd Excel-bestand. Als de verwerkingsactiviteiten veranderen, toe- of afnemen, wordt het register daarop aangepast.

 

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken zijn persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar.

Ook al hebben wij momenteel geen jeugdafdeling, toch worden wij wel eens benaderd door ouders die hun kind (jonger dan 16 jaar) of door een voogd/verzorger van een kind, graag lid willen maken van een tafeltennisvereniging. Wij verwijzen deze ouders, voogd en verzorger dan door naar een andere vereniging, maar willen de geprinte persoonsgegevens van de desbetreffende persoon wel twee jaar bewaren in een ordner. Mochten wij binnen die termijn weer een jeugdafdeling beginnen, dan kunnen wij deze personen benaderen. Voor het bewaren van deze bijzondere persoonsgegevens vragen wij toestemming aan de betreffende ouder(s), voogd en verzorger(s).

 

Geautomatiseerde besluitvorming

NTTC neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van NTTC) tussen zit.

 

In kaart brengen websitebezoek

NTTC gebruikt geen cookies. Wij houden geen zoek- en raadpleeggedragingen bij als je de website van NTTC (www.nttc.nl) bezoekt.

 

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.

 

Fotobeleid

Het is voor NTTC waardevol om in de communicatiemiddelen aansprekende, enthousiasmerende en natuurlijk fatsoenlijke foto’s te plaatsen. Op het inschrijfformulier wordt bij nieuwe leden expliciet toestemming gevraagd of hij/zij (of de ouders, voogd of verzorger(s)) hier bezwaar tegen hebben. Overige (reeds bestaande) leden kunnen het aan de Functionaris Gegevensbescherming aangeven indien zij niet willen dat hun foto in een van de communicatiemiddelen wordt gebruikt.

 

Gegevens inzien, aanpassen, overdragen of verwijderen

Je hebt het recht jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren dan wel over te dragen. Je kunt hiertoe een schriftelijk verzoek of e-mail sturen naar NTTC. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou wordt gedaan, vraagt NTTC van jou een kleurenkopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie jouw pasfoto en Burgerservicenummer resp. onherkenbaar en onleesbaar. Dit ter bescherming van je privacy. NTTC dient bij een digitaal verzoek vast te stellen dat je een eigen herkenbaar e-mailadres gebruikt. Indien het e-mailadres niet herleid kan worden, dan dien je het verzoek schriftelijk via brievenbuspost te doen.

NTTC zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van jouw verzoek, reageren.

Maak je gebruik van jouw recht persoonsgegevens over te dragen, dan gebeurt dat beveiligd en in een gangbaar computerbestand aan jou of aan een door jou aan te wijzen derde. Deze derde heeft overigens het recht het ontvangen van jouw gegevens te weigeren.

Zolang NTTC jouw lidmaatschap moet beheren en aansluitend de gestelde (wettelijke) bewaartermijn niet is verstreken, heeft NTTC jouw persoonsgegevens nodig en kunnen deze niet worden verwijderd. Een verzoek daartoe zal pas worden uitgevoerd nadat het lidmaatschap is beëindigd en daarop volgend de bewaartermijn is verstreken.

 

Bewaartermijn van jouw gegevens

NTTC bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor jouw gegevens zijn verzameld.

Na het beëindigen van het lidmaatschap worden persoonsgegevens nog twee jaar bewaard.

Daarna worden deze persoonsgegevens verwijderd uit het actieve Excel-bestand en in geprinte vorm  gearchiveerd. Voor eventuele juridische geschillen en voor fraudepreventiedoeleinden na de bewaartermijn, zijn de gegevens opgeslagen in een archief, die alleen toegankelijk is met een sleutel.

Mailtjes omtrent interesse in lidmaatschap – en de daarbij behorende (persoons)gegevens – die niet tot een definitief lidmaatschap hebben geleid worden maximaal 1 jaar actief in de administratie van NTTC aangehouden. Daarna worden de (persoons)gegevens uit de database verwijderd en-  nadat deze onpersoonlijk zijn gemaakt – gearchiveerd zoals hiervoor gemeld.

 

Hoe beveiligen we jouw gegevens?

NTTC neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Zo zorgen wij dat alleen de aangewezen personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Organisatorische maatregelen:

  • Toekenning van rechten in het kader van toegang tot ons datasysteem
  • Logische toegangscontrole tot het datasysteem met behulp van gebruikersnaam/wachtwoord

Technische maatregelen:

  • Beschermingssoftware
  • Firewall
  • SSL-verbinding website (slotje)
  • Er wordt maandelijks een back-up van het Excel-bestand gemaakt.

 

Hebben andere organisaties toegang tot mijn gegevens?

Er zijn geen organisaties die in onze opdracht jouw gegevens verwerken. Mocht dit in de toekomst wel het geval zijn dan zullen wij met deze organisaties een verwerkersovereenkomst afsluiten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.

Uitwisseling van gegevens met NTTB is gebaseerd op het zgn. ‘gerechtvaardigd belang’. Hierdoor is er geen verwerkingsovereenkomst noodzakelijk.

 

Meldplicht datalekken

Mocht ondanks al onze organisatorische en technische maatregelen onbedoeld en ongewenst persoonsgegevens verloren gaan dan wel in verkeerde handen terecht komen dan zal NTTC zo snel als mogelijk doch binnen 72 uren een melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien het “datalek” gaat om gevoelige persoonsgegevens die jou persoonlijk, financieel en economisch kan raken dan zal NTTC jou onverwijld informeren. Mocht het persoonlijk informeren niet lukken dat zal NTTC zich bedienen van een openbare melding via de gezaghebbende media.

Er wordt binnen de AVG echter met klem gesproken over het lekken van persoonsgegevens als gevolg van beveiligingsproblemen.

NTTC houdt een register bij waarin elk gemeld datalek wordt vastgelegd. Hierin worden vastgelegd, alle details van het datalek, de gevolgen voor betrokkenen en de maatregelen die zijn genomen om herhaling te voorkomen.

 

Klacht

Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn, als er aanwijzingen zijn van misbruik of als je niet tevreden bent over de afwikkeling van een verzoek, neem dan contact met ons op.

Je kunt jouw vraag, grief of verzoek richten aan de Functionaris/Medewerker Gegevensverwerking van NTTC. Ben je niet tevreden over de afhandeling van jouw klacht c.q. verzoek dan kun je dit kenbaar maken aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Contactgegevens

Tafeltennisvereniging NTTC, Postadres: Lelieveld 51, 2914 CD Nieuwerkerk aan den IJssel.
Frans Meijer is de Functionaris Gegevensbescherming van NTTC. Hij is te bereiken via info@nttc.nl

Telefoonnummer (zaal): 06-58936317

Website: www.nttc.nl

Aantal keer bekeken: 0

Aantal keer bekeken: 0